Tâches et Responsabilités :
L’Assistant Administratif du HME sous la responsabilité du Directeur de la Maintenance HME sera responsable des activités administratives du département dans les unités de fonctionnement pour un total de plus de 450 employés, y compris les expatriés et les consultants.
Ce poste est essentiel dans l’amélioration, le développement et la mise en œuvre de la capacité de l’équipe de maintenance HME à atteindre les objectifs de la mine de manière sûre et efficace.
Relevant du Directeur de la Maintenance HME, le poste sera basé sur le site de Fekola au Mali.
Tâches Spécifiques :
• Produire le rapport hebdomadaire sur les Indicateurs Clés de Performance (KPI) de performance de sécurité du Département ;
• S’assurer que les panneaux d’information sur la sécurité sont régulièrement mis à jour, au besoin ;
• Élaborer une présentation hebdomadaire pour les panneaux d’affichage de l’atelier avec des messages clés sur la sécurité, la formation et la performance ;
• Gérer les enregistrements horaires et de présence de tous les employés, y compris la main-d’œuvre contractuelle ;
• S’assurer que toutes les présences sont correctes et factuelles ;
• Surveiller et signaler que les congés de maladie/absentéisme des employés sont enregistrés et signalés aux bonnes personnes responsables et départements (RH) ;
• S’assurer que le calendrier des congés/vacances de tous les employés est géré conformément aux besoins de la Société ;
• Gérer la planification et la programmation de l’intégration des nouveaux employés au sein du service ;
• S’assurer que les visites médicales annuelles sont planifiées selon la liste professionnelle et que la présence est conforme pour tous les employés ;
• Gérer toutes les demandes de voyage pour les employés/expatriés du HME ;
• Gérer toutes les demandes de Technologie d’Informatiques pour le HME afin de s’assurer que les attributions sont présentées avec une justification complète ;
• Gérer la qualité et la performance des nettoyeurs contractuels des installations de bureau et d’ablution en cas de qualité inférieure aux normes de performance faire un rapport au département des services au besoin ;
• Gérer toutes les demandes de prestation requises auprès d’autres départements de service, au besoin ;
• Gérer toutes les demandes de formation et les horaires pour tous les employés HME ;
• Gérer le système de classement électronique et les données pour qu’elles soient correctes et précises, les données non essentielles/obsolètes étant supprimées avec autorisation ;
• S’assurer que les rapports quotidiens et hebdomadaires sont exacts et envoyés aux personnes indiquées conformément au calendrier convenu ;
• Gérer l’accès, la formation, la documentation et les factures des sous-traitants pour approbation par le responsable du HME ;
• Gérer toutes les communications HME avec les autres départements/entrepreneurs clés du site (RH, services, formation, services publics, etc.) ;
• Assurer que les notifications et les distributions du site sont clairement visibles via des panneaux et des écrans d’affichage ;
• S’assurer que la planification détaillée et le transfert sont effectués avec un homologue inter-équipes ;
• Gérer toutes les demandes critiques de DPR du Directeur de la Maintenance du HME, y compris les principaux achats d’immobilisations ;
• Gérer les demandes et les commandes d’uniformes et de EPI de tous les employés avec un rapport d’utilisation mensuel documenté envoyé aux chefs de service ;
• Gérer toutes les commandes et l’utilisation des consommables de bureau dans diverses unités fonctionnelles de HME ;
• Estimer planifie et organise les ressources de main-d’œuvre et les compétences requises selon les directives du planificateur HME ;
• Planifier et organiser les matériaux, l’outillage et les temps d’arrêt de l’équipement selon les directives du planificateur HME ;
• S’assurer que les outils et les pièces sont disponibles pour les travaux avant la planification, comme indiqué par le planificateur HME ;
• Préparer et publier les calendriers de maintenance selon les directives du planificateur HME ;
• Organiser la mise en scène des matériaux et des outils pour les tâches du calendrier d’entretien hebdomadaire selon les directives du planificateur HME.
• Se conformer aux règles d’or de B2Gold, au code de conduite et à toutes les politiques.
Compétences et Exigences du Poste :
• Etre titulaire d’un Diplôme d’étude universitaire en Administration ou expérience pertinente ou équivalent ;
• Expérience réussie dans un poste similaire de gestion administrative pour un grand Département ou Société ;
• Avoir au moins deux (02) ans d’expérience pertinente dans un poste similaire.
• Excellente capacité de communication orale et écrite en anglais et en français ;
• Maîtrise avancée des systèmes informatiques ;
• Utilisation avancée sur Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook) ;
• Une maîtrise pratique des systèmes de communication.
Pour postuler, veuillez envoyer votre curriculum vitae en Français et en Anglais par courrier électronique accompagné d’une motivation sommaire incluant vos prétentions salariales à l’adresse suivante:
human@human-sarl.ml et précisez dans la colonne réservée à l’objet du courriel le texte ci-après : «- Assistant Administratif HME».
Date limite d’envoi des candidatures : le 15 janvier 2023
